TUNÇ DİPTAŞ
Ardı arkası kesilmeyen toplantılar sizin de canınızı sıkıyor mu?
Harvard Business Review dergisinin farklı sektörlerden 182 üst düzey yönetici ile yaptığı araştırmaya göre, katılımcıların %65’i toplantılar nedeniyle kendi işlerini yapamadıklarını, %71’i toplantıların verimsiz olduğunu, %64’ü toplantıların bir konu üzerinde derinlemesine düşünmeye imkân sağlamadığını ve %62’si toplantıların ekibi birbirine yaklaştıracak fırsatlar yaratmadığını belirtmiş. Bir başka çalışmaya göre, toplantı katılımcılarının %91’i toplantılar sırasında hayal kurduğunu, %39’u bazen uyuduğunu ve %73’ü toplantılar sırasında başka işler yaptığını ifade ediyor.
Yapılan araştırmalar, iş dünyasında toplantıların verimsizliğini net bir şekilde ortaya koyuyor. Performans artırma üzerine çalışmalar yaptığım yöneticiler ve şirket çalışanları da akşamlara kadar süren toplantılar yüzünden çalışmaya ancak gece başlayabildiklerini ve bu nedenle verimliliklerinin ciddi şekilde düştüğünü dile getiriyorlar.
Toplantıların neden bu kadar verimsiz olduğunu düşündüğümde, gözlemim şu şekilde: Toplantıları düzenleyen yöneticiler, toplantı sayısı arttıkça firma çalışanlarını daha iyi kontrol ettiklerine inanıyor ve kendilerini daha önemli hissediyorlar. Yani, bu süreçte, kendi egolarını tatmin ederken, çalışanların verimliliğinin hızla düştüğünün farkına varmıyorlar.
Çözüm, toplantıları bir kontrol aracı olarak görmekten vazgeçip, ortak hedefler ve amaçlar etrafında birleşmek, ekip üyelerinin birbirini daha iyi tanımasını ve onlara ilham vermeyi sağlayan bir fırsat olarak değerlendirmekten geçiyor.
Toplantıları daha verimli hale getirmek için önerilerim ise şöyle:
Etkin bir şekilde uygulandığında, toplantılar derin bağlar kurmanızı ve daha etkili çalışmayı sağlar. Psikolog Adam Grant, toplantı düzenlemek için dört sebep olması gerektiğini söyler: "Karar almak, öğrenmek, bağ kurmak ve harekete geçmek."
Eğer bir toplantı bu amaçlardan herhangi birini uygulamaya koymuyorsa, Grant’ın tavsiyesi net: "İptal edin."
